В каком углу ставится повторно на документе

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО - +7 (499) 110-86-37
  • Санкт-Петербург и Лен. область - +7 (812) 426-14-07 Доб. 366

В филиалах Организации делопроизводство ведется самостоятельно с соблюдением требований настоящей Инструкции. При разработке Инструкции использовались действующие нормативные акты Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры списка дел, создание архивов в организациях для обеспечения сохранности наиболее ценных документов, существующая практика, а также внутренние документы Организации. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных компьютерных технологий. Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в Организации, должны отвечать требованиям Инструкции. Непосредственное ведение делопроизводства в структурном подразделении осуществляется секретарем или сотрудником, назначенным начальником соответствующего структурного подразделения.

Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных компьютерных технологий.

Положения о печати, зафиксированные в ЕГСД, сохраняют действие до настоящего времени. Оттиск печати проставляется на подлинных документах, удостоверяющих права должностных лиц, факты расхода денежных средств и материальных ценностей, на расчетно-платежных документах, удостоверениях, доверенностях, на организационных документах например: положения, уставы, учредительные документы, штатные расписания и др. Оттиск печати проставляется также во всех случаях, когда необходимо удостоверить права должностных лиц организации, подтверждающих расходование денежных средств и материальных ценностей и др.

Подлинник, копия, дубликат

Каждый вид документа приказ, письмо, акт и т. Некоторые реквизиты не изменяются при оформлении различных документов одного предприятия, как например: эмблема организации, наименование организации, справочные данные об организации. Поэтому эти реквизиты принято называть постоянными. Остальные реквизиты, фиксируемые при составлении конкретного документа, наименование вида документа, дата документа и т.

Особенно важным является правильное оформление таких реквизитов, как дата, подпись, печать, регистрационный номер, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый процессор Word for Windows версии от 6. При оформлении документов на двух и более страницах вторая и все последующие страницы нумеруются.

Номера страниц должны быть проставлены посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова страница и знаков препинания. Нельзя заменять название предприятия или учреждения эмблемой.

Товарный знак эмблема размещается на верхнем поле документа центровано относительно наименования организации. Код формы проставляется в случае, если соответствующая разновидность документа включена в классификатор согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации ОКУД , класс Этот реквизит печатается при составлении конкретного вида документа и включается в состав справочных сведений об организации в бланках писем, в остальных случаях проставляется рядом с наименованием вида документа.

Над наименованием организации указывается сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации при ее наличии. Наименование организаций субъектов РФ, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации русским государственный язык субъектов РФ, печатают на двух языках. Наименование организации на государственном языке субъекта РФ или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации.

Сокращенное наименование в скобках помещают ниже полного. Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации. Все даты в документе оформляются арабскими цифрами в одну строку в следующей последовательности: число, месяц, год. Если число или месяц состоит из одной цифры, перед ней необходимо проставлять 0, например Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

В зависимости от видов документов, типа действующей в организации системы делопроизводства, наличия классификаторов и т. На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера авторов проставляют через косую черту в порядке указания авторов в документе. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под ее контролем и ответственностью. Реквизит используется только в общих бланках и бланках конкретных видов документа кроме письма.

При оформлении этого реквизита учитывается административно-территориальное деление страны с использованием общепринятых сокращений. Георгиевск Ставропольского края с. Ивановка Мытищинского района Московской области. Место составления или издания документа может не указываться, если название территории входит в наименование организации:.

Необходимо учитывать административно — территориальное деление, так как возможны повторения наименований некоторых населенных пунктов в различных регионах. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа. При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:.

Почтовый адрес не указывается, если документ направляется в высшие органы государственной власти и управления, вышестоящую организацию, подведомственные организации или постоянным корреспондентам. Если на документе несколько грифов утверждения, то они располагаются параллельно слева и справа на одном уровне.

Резолюция — это надпись на документе, которую проставляет должностное лицо и содержит принятое им решение. Указания по исполнению документа должны содержать: фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения.

Резолюция пишется от руки в заголовочной части документа на любом свободном от текста месте. Допускается оформление резолюции на отдельных листах бумаги с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Если в документе указано несколько исполнителей, то первый назначается ответственный, но ни каких дополнительных пометок не делается. Допускается не указывать заголовок на документах формата А5. Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения.

Контролю подлежат все документы, требующие исполнения. Для наглядности этот реквизит может быть выделен цветом. Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы нумеруются и на следующих страницах указывают только номера граф.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т. Текст в форме анкеты содержит постоянную информацию об одном объекте по ряду показателей. Анкетные тексты чаще всего используются в кадровых и маркетинговых документах. Текст в форме таблицы содержит информацию о нескольких объектах по ряду признаков. Таблицы широко используются в отчетных, плановых, финансовых и других документах.

Если таблица размещается на нескольких страницах, графы нумеруются, и на следующих страницах печатаются только номера граф. Связный текст может составляться произвольно либо на основе трафаретов, содержащих постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации:. Применение трафаретных текстов позволяет значительно повысить быстроту составления документов, при этом исключаются стадии редактирования текста и перепечатки.

Особенно эффективно использование трафаретов при составления документов на компьютера. Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, число листов и число экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложения, отметку о наличии приложения оформляют таким образом:. Приложение: письмо Росархива от Сами документы-приложения должны иметь: наименование вида документа, заголовок, дату, подпись, например:. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Если документ составляется комиссией, указывают не должности лиц, подписавших документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. Все экземпляры документов, остающиеся в делах предприятия, должны содержать подлинные подписи должностных лиц и визы согласования.

Исключение составляют лишь копии исходящих писем, в которых вместо подписи ставится отметка о заверении копии. Если должностное лицо, подпись которого на проекте документа была предусмотрена, отсутствует, то документ может быть подписан его заместителем или лицом, исполняющим его обязанности. При этом обязательно следует указать фактическую должность и фамилию лица, подписавшего документ.

Документы коллегиального органа Общего собрания участников АО, Совета директоров и т. B документах, подготовленных комиссией, указывают не фактические должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии Председатель, Члены комиссии.

При согласовании документа с коллегиальным органом в грифе согласования указывают название документа в именительном падеже его дату и номер. Если согласование документа осуществляется путем издания другого документа, то в грифе согласования указывается вид документа, его автор наименование организации , дата и индекс документа:. Если согласование документа осуществляется путем издания другого документа, то в грифе согласования указывается вид документа, его автор наименование организации , дата и индекс документа.

Оформляется реквизит в нижней левой части страницы от границы левого поля под реквизитами текст, отметка о наличии приложения, подпись.

Визы согласования документа — реквизит документа, указывающий на согласие или несогласие должностного лица организации — автора документа с его содержанием. Документ — визируется в зависимости от характера и содержания документа исполнителем, заинтересованными должностными лицами, ответственными лицами юридической, финансовой и экономической служб, заместителем руководителя организации, курирующим данный вопрос, руководителем службы делопроизводства. Виза включает подпись визирующего, расшифровку подписи инициалы, фамилия и дату; при необходимости — должность визирующего:.

Визы проставляют на оборотной стороне последнего листа подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа письма. Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

Гербовая печать круглая, в центре расположено изображения герба, а по окружности указывается полное название учреждения. Простые печати по форме могут быть: круглые, квадратные, треугольные и прямоугольные.

На таких печатях нет изображения герба, а только название учреждения или его структурного подразделения. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы оттиск проставляемой печати и личная подпись были хорошо читаемы. Данный реквизит проставляется для придания копии юридической силы. Если копия документа пересылается в другое учреждение или выдается на руки, то заверительную отметку удостоверяют печатью. Документ, посланный по факсу не имеет юридической силы, поэтому заверенные копии высылаются по почте.

Ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении. Этот реквизит располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Реквизит проставляется только на исполненных документах, которые подшиваются в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.

Отметку об исполнении проставляет и датирует или сам исполнитель, или руководитель структурного подразделения. Отметка о поступлении документа в организацию проставляется на входящих документах от руки или с помощью специального регистрационного штампа. Глава 2. Правила оформления реквизитов Реквизиты — обязательные элементы оформления служебного документа. В документе реквизиты отделяются друг от друга 2—3 междустрочными интервалами. Рассмотрим более подробное оформление некоторых реквизитов.

Эмблема должна быть зарегистрирована официально.

Инструкция по ведению делопроизводства

В соответствии со статьями 9, 12 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11 февраля г. Правила нотариального делопроизводства. Правила нотариального делопроизводства далее - Правила , разработанные во исполнение статей 9, 12 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11 февраля г. Правила регулируют документирование и документооборот с момента создания или получения документов до передачи их в архив или уничтожения, включая порядок работы с документами, контроль, ведение и заполнение документов, связанных с совершением нотариальных действий, составление номенклатуры дел, подготовку документов к хранению или уничтожению. Правила не устанавливают порядок совершения нотариальных действий, формы реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей нотариуса на сделках и свидетельствуемых документах.

Когда нужно ставить печать?

Пожалуй, первое, чему учится секретарь на рабочем месте — регистрировать документы. Эта статья посвящена документам любого рода, поступающим в организацию. Рассмотрим порядок их регистрации и форму журнала для учета входящих документов. Образец журнала можно скачать по ссылке. Регистрация входящих документов производится для того, чтобы облегчить их поиск, отслеживание и в целом работу с ними.

Делопроизводство от А до Я. Как использовать печати и штампы в организации

Заверенная копия документа является аналогом подлинника документа. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Выдача копий и их заверение. В частности, указом установлено, что государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Копии документов выдаются на бланках предприятий, учреждений и организаций. Предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, если копии этих документов затруднительно или невозможно получить непосредственно в тех организациях, учреждениях и на предприятиях, где они были изданы. В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков. Предприятия, учреждения и организации обязаны свидетельствовать верность копий документов, необходимых для представления гражданами в эти учреждения, организации, на предприятия, если законодательством не предусмотрено представление копий таких документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинник документа находится на данном предприятии, в учреждении или организации.

Инструкция по делопроизводству

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. В законодательстве не имеется общего правила, по которому все документы в обязательном порядке должны скрепляться печатью. Печать как обязательный реквизит кадрового документа является строго необходимой только в специально установленных случаях, например, в трудовой книжке. Кроме того, прямое нормативное требование иметь печать относится далеко не ко всем организациям.

Каждый вид документа приказ, письмо, акт и т.

.

Регистрация входящих документов

.

.

.

.

.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 2
  1. orafevin

    После просмотра остаётся ощущение, что возвращать долги по оформленных кредитах не обязательно! Ну, да! Согласен, лайков будет больше чем дизлайков.

  2. tecardprotag

    Непрофессионально но хомяки видимо за этими рисунками по мнению автора не должны внимательно слушать а сразу бежать за платным адвокатом ))))

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных